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AUFGABEN

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AUFGABEN

Wir möchten, dass Sie den Überblick behalten können! Damit das gelingt bietet Ihnen unser Modul für die Aufgabenpflege eine umfangreiche Übersicht über die wichtigsten und relevantesten Informationen.

Mit nur einem Klick können Sie Ihre, Ihre delegierten oder gar alle Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens anzeigen lassen. Damit bleiben keine Aufgaben auf der Strecke und Sie behalten einen kühlen Kopf. Der Status Ihrer Aufgaben wird immer automatisch anhand deren Unteraufgaben errechnet – so wissen Sie immer wie weit die Aufgaben sind.

Profitieren Sie von unserem verständlichen, aber auch umfangreichem Rollen- und Rechtesystem innerhalb jeder Aufgabe. So können Sie sich über Änderungen informieren lassen, ohne überhaupt in der Aufgabe tätig zu sein. Alles im Blick – mit einem Klick! Nehmen Sie Arbeiten mit unserer visuellen Checkliste direkt anhand von Bildern oder dem Bauplan ab. Sollte doch mal etwas nicht passen, können Sie mit nur einem Klick eine Folgeaufgabe erstellen – damit nichts liegen bleibt!

ALLGEMEIN

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Hier haben Sie eine schnelle und vorsortierte Übersicht über alle Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind. Um alle Aufgaben Ihres Unternehmens zu sehen, müssen Sie die Verantwortlichkeit in der Navigationsspalte auf „Zeige alles“ umstellen. Sie können sich auch nur Aufgaben anzeigen lassen, für die Sie nicht verantwortlich sind. Diese Auswahl können Sie durch das Anklicken von „Andere“ erstellen. Mit dem Filterbutton „Meine delegierten Aufgaben“ können Sie sich alle Aufgaben anzeigen lassen, die Sie an andere Personen übertragen haben. Der zweite Filterknopf „Meine nicht akzeptierten Teamaufgaben“ zeigt Ihnen, welche Teamaufgaben noch nicht für die Bearbeitung akzeptiert wurden und Sie Teil des Teams sind. Diese Aufgaben stehen somit noch aus und warten darauf, durch ein Teammitglied für die verantwortliche Bearbeitung dieser Aufgabe angenommen zu werden. Um eine Aufgabe zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Namen der Aufgabe. Dieser wird unterstrichen, sobald Sie Ihren Mauszeiger darüber bewegen. Wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf Hinzufügen.

  • Hinweis: Aufgaben können ToDos enthalten. Wenn einer Aufgabe entsprechende ToDos zugeordnet sind, kann die Aufgabe erst dann auf den Status „Erledigt“ gesetzt werden, wenn alle ToDos erledigt sind.

ÜBERBLICK

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Hier können Sie alle grundlegenden Einstellungen zu der Aufgabe vornehmen. Alle mit rotem Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Die Aufgaben-ID wird automatisiert von dem System erstellt und kann nicht bearbeitet werden. Wenn eine Aufgabe neu erstellt wird und noch nicht gespeichert ist, wird dieses Feld zunächst leer sein. In dem Feld „Typ“ können Sie die Art der Aufgabe definieren, dies ist vorbelegt mit Ihren Standardeinstellungen. Direkt daneben können Sie der Aufgabe eine Priorität zuordnen, auch dies wird durch die Standardeinstellungen in Ihrem Unternehmensprofil vorbelegt. Diest ist besonders wichtig, wenn Sie die Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren. Ebenfalls verpflichtend ist der Aufgabenname. Hier empfehlen wir kurze und aussagekräftige Namen. Sie sollen möglichst keine Sätze oder Erklärungen in dem Aufgabennamen unterbringen, hierfür ist ausreichend Platz im unteren Aufgabenbereich vorhanden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe einer Person und / oder einem Team zuzuweisen. Falls niemand eine Verantwortung übertragen bekommen soll, können Sie in dem entsprechenden Dropdown-Menü die leere Spalte auswählen. Das Feld „Projekt“ ist immer aussgegraut dargestellt. Hier erscheint lediglich dann ein Projekt, wenn Sie die Aufgabe aus einem Projekt heraus erstellt haben, andernfalls bleibt es leer.

Eine Aufgabe durchläuft die Stati Entwurf, Zugewiesen, Akzeptiert, Abgelehnt, Erledigt, Fertig. Ist eine Aufgabe im Status „Entwurf“, ist sie noch nicht sichtbar. Erreicht die Aufgabe den Status „Zugewiesen“, so ist sie für die verantwortliche Person sichtbar. Sobald die Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt wird, kann der Ersteller die Aufgabe prüfen und mit „Erledigt“ abschließen.

Unterhalb der Statusangabe können Sie nun definieren, ob es sich bei der Aufgabe um eine ganztägige Veranstaltung handelt oder nicht. Entsprechend können Sie neben dem Datum auch eine Uhrzeit für Start und Ende der Aufgabe auswählen.

Damit jeder weiß, was die konkrete Zielsetzung der Aufgabe ist, können Sie in dem Feld „Erwartetes Ergebnis“ das genau Ziel definieren. Umso detaillierter Ihre Angaben sind, desto einfacher ist es für die verantwortliche Person. Das Ergebnis der Aufgabenabnahme wird im weiteren Verlauf von dieser Zieldefinition abhängig sein.

Sollten weitere Details benötigt werden, so können diese unter den ausklappbaren Bereichen „Details“, „Kosten und Aufwand“ und „Vervollständigungshinweise“ (diese werden erst bei Abschluss der Aufgabe dokumentiert) angegeben werden. Werden Aufwand und Kosten bei To-Dos angegeben, so werden diese automatisch addiert und auf die Aufgabe übertragen, bereits eingetragene Werte werden in diesem Fall überschrieben.

Der Fortschrittsbalken am oberen Rand des Aufgabenbereiches errechnet sich aus dem Fertigstellungsgrad der To-Dos.

RACI

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Die Raci-Tabelle stellt die Verantwortlichkeiten für die Aufgabe dar. Hier können sowohl Einzelpersonen als auch Teams eingetragen werden. Die Abkürzung RACI leitet sich vom englischen „responsible, accountable, consulted, informed„ ab. Wenn Sie eine Stelle hinzufügen, kann daher aus den Kategorien verantwortlich, abrechenbar, beratend oder informiert ausgewählt werden. Um alle verantwortlichen Stellen auszuwählen oder abzuwählen klicken Sie auf Umschalten. Es ist auch möglich, ein Team als verantwortlich zu setzten. In diesem Fall wird der Person, welche zuerst die Aufgabe akzeptiert, als verantwortlich eingesetzt.

Mit RACI wird eine Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten bezeichnet. Der Name leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted, Informed ab.

TODO’s

MArkiert-AUFGABEN-ToDos

Unter dem Tab ToDos können Subtasks eingefügt werden, die zur Vervollständigung des Tasks nötig sind. Durch klicken auf den Namen des ToDo können Sie den entsprechenden Subtask öffnen und bearbeiten. Durch klicken auf Hinzufügen können Sie neue ToDo’s anlegen. Was Sie beim Anlegen eines neuen ToDos beachten müssen, lesen Sie hier:

Vergeben Sie bitte zunächst einen Namen für das ToDo. Hier ist es so, wie bei den Aufgaben-Namen: je kürzer und präziser, desto besser! Nehmen Sie am Besten ein Schlagwort wie z.B. „Streichen“. Denn in dem Feld „Beschreibung“ haben Sie genügend Platz und Möglichkeiten über den WYSIWYG Editor, um das ToDo zu erklären. Dabei können Bilder oder Baupläne als Hilfestellung zur Erledigung der Aufgabe hinterlegt werden. Diese können Sie rechts im Datei-Upload per Drag and Drop oder durch Klicken auf die Schaltfläche hochladen. Standardmäßig können nur Personen Verantwortung für ToDo’s übernehmen, wenn Sie zu den Personen der Aufgabe im RACI hinzugefügt ist. Allerdings können Sie durch klicken auf den Hyperlink „Nutzer hinzufügen“ auf alle Personen zurückgreifen, die in Ihrer Systemumgebung angelegt sind. In einem solchen Fall können Sie der Person eine Rolle (RACI Verantwortlichkeit) innerhalb des ToDos zuweisen. Daneben können Sie sehen, zu wie viel Prozent der ToDo fertiggestellt ist. Wenn Sie dies für alle ToDo’s innerhalb Ihrer Aufgabe machen, erhalten Sie schnell eine Übersicht, wie weit der Fertigstellungsgrad der gesamten Aufgabe fortgeschritten ist. Darunter können Sie die geschätzen Kosten und den Aufwand den aktuellen Kosten und Aufwand gegenüberstellen. Diese werden dann ToDo übergreifend aufsummiert und in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Wichtig: Beim Aufwand können Sie aus mehreren voreingestellten Zeitangaben wählen. Wir unterscheiden hier beispielsweise zwischen „Tag“ mit 24 Stunden und „Tag, 8 Stunden“ für einen Arbeitstag. Diese Angabe ist wichtig für die Planung der Aufgabe und – wenn Sie ein Projekt planen, für die Darstellung des Zeitablaufs.

MEDIEN

MArkiert-Medien

Unter dem Tab ToDos können Subtasks eingefügt werden, die zur Vervollständigung des Tasks nötig sind. Durch klicken auf den Namen des ToDo können Sie den entsprechenden Subtask öffnen und bearbeiten. Durch klicken auf Hinzufügen können Sie neue ToDo’s anlegen. Was Sie beim Anlegen eines neuen ToDos beachten müssen, lesen Sie hier:

Vergeben Sie bitte zunächst einen Namen für das ToDo. Hier ist es so, wie bei den Aufgaben-Namen: je kürzer und präziser, desto besser! Nehmen Sie am Besten ein Schlagwort wie z.B. „Streichen“. Denn in dem Feld „Beschreibung“ haben Sie genügend Platz und Möglichkeiten über den WYSIWYG Editor, um das ToDo zu erklären. Dabei können Bilder oder Baupläne als Hilfestellung zur Erledigung der Aufgabe hinterlegt werden. Diese können Sie rechts im Datei-Upload per Drag and Drop oder durch Klicken auf die Schaltfläche hochladen. Standardmäßig können nur Personen Verantwortung für ToDo’s übernehmen, wenn Sie zu den Personen der Aufgabe im RACI hinzugefügt ist. Allerdings können Sie durch klicken auf den Hyperlink „Nutzer hinzufügen“ auf alle Personen zurückgreifen, die in Ihrer Systemumgebung angelegt sind. In einem solchen Fall können Sie der Person eine Rolle (RACI Verantwortlichkeit) innerhalb des ToDos zuweisen. Daneben können Sie sehen, zu wie viel Prozent der ToDo fertiggestellt ist. Wenn Sie dies für alle ToDo’s innerhalb Ihrer Aufgabe machen, erhalten Sie schnell eine Übersicht, wie weit der Fertigstellungsgrad der gesamten Aufgabe fortgeschritten ist. Darunter können Sie die geschätzen Kosten und den Aufwand den aktuellen Kosten und Aufwand gegenüberstellen. Diese werden dann ToDo übergreifend aufsummiert und in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Wichtig: Beim Aufwand können Sie aus mehreren voreingestellten Zeitangaben wählen. Wir unterscheiden hier beispielsweise zwischen „Tag“ mit 24 Stunden und „Tag, 8 Stunden“ für einen Arbeitstag. Diese Angabe ist wichtig für die Planung der Aufgabe und – wenn Sie ein Projekt planen, für die Darstellung des Zeitablaufs.

ANMERKUNGEN

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Hier können Sie alle Anmerkungen sehen, die in Bildern zu dieser Aufgabe markiert wurden. Sie können auf einen Blick erkennen, welchem Typ eine Anmerkung zuzuordnen ist. Selbstverständlich können Sie über die Suchfelder alle Anmerkungen durchsuchen. Der Sinn von Anmerkungen ist der, dass Abnahmen schnell dokumentiert werden können. Wenn es Probleme oder Fehler gibt, können diese mit dem BauNET Anmerkungstool in Aufgaben umgewandelt werden. Gleichzeitig kann auf einem Bauplan oder einem Foto markiert werden, welche Bereiche fehlerfrei sind

NOTIZEN

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In diesem Textfeld können Sie Ihre Notiz verfassen. Um diese zu speichern klicken Sie einfach auf . Sollten Sie die Notiz nicht speichern wollen, klicken Sie auf Abbrechen. Sie können Ihre Notiz im Nachgang problemlos ändern. Hierzu müssen Sie einfach in der Anmerkungsspalte auf die zu bearbeitende Notiz klicken. Sie landen wieder in diesem Fenster.

Bitte beachten Sie, dass es sich um Notizen handelt und niemand über diese benachrichtigt wird. Sollten Sie eine Person mit einer Aufgabe beauftragen wollen, benutzen Sie bitte den ToDo-Bereich.

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